В оформленні юридичних документів відбулися важливі зміни

З 1 лютого запроваджено новий порядок застосування апостилю на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав.

Апостиль – це спеціальний штамп на документі, що підтверджує справжність підпису людини, яка засвідчила документ. Ця практика вже давно запроваджено в Європі.

У чому суть цих змін та як з ними впоратися, повідомили Дніпровському міжрегіональному управлінні Міністерства юстиції України:

«З 1 лютого 2026 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України № 3177/5, яким затверджено Порядок проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав. Документ установлює умови, підстави та процедуру проставлення апостиля з використанням програмних засобів Електронного реєстру апостилів.

Апостиль — це спеціальний штамп, що засвідчує справжність підпису посадової особи, у якій вона виступала, та автентичність відбитка печатки або штампа на офіційному документі для його використання в державах — учасницях Гаазької конвенції 1961 року.

Проставлення апостиля здійснюється Міністерством юстиції України в межах наданих повноважень та у строк до трьох робочих днів, перебіг якого починається з наступного дня після реєстрації в Реєстрі заяви про проставлення апостиля.

Алгоритм дій відповідно до Порядку, якщо подається офіційний документ у паперовій формі

Крок 1. Подання заяви здійснюється шляхом особистого звернення заявника:

*до будь-якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану територіального органу Міністерства юстиції України або до нотаріуса;

* у разі якщо документ є архівним — до Державної архівної служби України. У разі перебування заявника за кордоном звернення може бути надіслане поштовим відправленням.

Крок 2. Заявник подає:

* оригінал офіційного документа або його копію, засвідчену в установленому порядку;

* платіжну інструкцію про оплату послуги з проставлення апостиля або документ, що підтверджує право на звільнення від сплати. (Плата за послугу у 2026 році становить для фізичних осіб — 670 грн, а для юридичних осіб — 1160 грн.)

Крок 3. Під час особистого звернення заявник пред’являє документ, що посвідчує особу, відповідно до вимог законодавства.

Крок 4. Посадова особа відділу ДРАЦС, Державної архівної служби України або нотаріус:

*формує та реєструє заяву про проставлення апостиля за допомогою програмних засобів Електронного реєстру апостилів;

*виготовляє скановані копії офіційних документів та долучає їх до заяви;

*забезпечує зберігання поданих паперових документів на час розгляду Міністерством юстиції України;

*надає заявнику реєстровий номер заяви для перевірки стану її розгляду на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України.

Крок 5. За результатом розгляду Міністерством юстиції України відповідного офіційного документа посадова особа відділу ДРАЦС, Державної архівної служби України або нотаріус інформує заявника та здійснює видачу офіційного документа з проставленим апостилем або повідомлення про відмову у його проставленні у порядку, визначеному Порядком.

Якщо подається офіційний документ в електронній формі

Крок 1. Заява про проставлення апостиля подається заявником в електронній формі з використанням засобів Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (Дія) та передається до Електронного реєстру апостилів у порядку електронної інформаційної взаємодії.

Крок 2. Оплата послуги здійснюється з використанням інтегрованих платіжних систем або підтверджується право на звільнення від сплати відповідно до вимог законодавства.

Крок 3. Реєстровий номер заяви та результат її розгляду надаються заявнику з використанням засобів Порталу Дія.

У разі необхідності отримання зразків підписів, відбитків печаток або додаткової перевірки офіційного документа розгляд може бути зупинений на строк до одного місяця. Перебіг строку розгляду в такому випадку продовжується з дня отримання Міністерством юстиції України відповіді на відповідний запит. Про зупинення розгляду заявника інформують з використанням контактних даних, зазначених у заяві.

Кожен проставлений апостиль може бути перевірений за відомостями Електронного реєстру апостилів, у тому числі за допомогою QR-коду на офіційному вебсайті Міністерства юстиції України.

Оновлений Порядок забезпечує чітку, прозору та контрольовану процедуру проставлення апостиля з використанням електронних реєстрів і визначених законом строків, що робить цю послугу передбачуваною як для громадян, так і для професійної спільноти».